ΤΟΜΕΑΣ ΔΡΑΣΗΣ 4: ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΑΞΗΣ

 

 

Στα πλαίσια του Τομέα Δράσης 4 θα υλοποιηθεί η Δράση 10: «Συντονισμός και Διαχείριση της Πράξης».

 

Αναλυτική περιγραφή:

Η δράση αυτή αφορά τη χρηστή Διοίκηση και Διαχείριση του έργου, τη δημιουργία ενός ομοιογενούς τρόπου παρακολούθησης των οικονομικών στοιχείων, την καταγραφή των δραστηριοτήτων και τη συνεργασία με τη Διαχειριστική Αρχή. 

Βασικοί στόχοι της Δράσης είναι:

• Η ορθή και επιτυχής υλοποίηση του Έργου σε σχέση με τους προγραμματικούς στόχους εκπλήρωσης του φυσικού του αντικειμένου σύμφωνα με το προκαθορισμένο του κόστος και χρονοδιάγραμμα υλοποίησης, λαμβάνοντας υπόψη τις (μεταβαλλόμενες) ανάγκες των συντελεστών του και του ευρύτερου περιβάλλοντος. 
• Η παρακολούθηση και συντονισμός των εργασιών που συνιστούν τις Δράσεις του Έργου, ώστε να διασφαλισθεί η προβλεπόμενη συνέργια τους και συνεπώς, η αποτελεσματικότητά τους.
• Η ενεργός και ουσιαστική συμμετοχή των εταίρων φορέων στο σύνολο του έργου, σε εθνικό και διακρατικό επίπεδο
• Η ορθότητα και νομιμότητα των διαδικασιών υλοποίησης των Δράσεων, σύμφωνα με το σχετικό ρυθμιστικό πλαίσιο που διέπει την εφαρμογή των Έργων. 
• Η διάχυση της υπάρχουσας εμπειρίας/ τεχνογνωσίας μεταξύ των εταίρων φορέων, σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο.

Στο πλαίσιο αυτό, προβλέπεται η σύσταση του εταιρικού σχήματος, οργάνων Διοίκησης και  ανάπτυξη μηχανισμών πιστοποίησης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου και οι οποίοι καλύπτουν τα ακόλουθα πεδία: 

• Την εφαρμογή του καταστατικού της Α.Σ , καθώς και του γενικού και ειδικού κανονιστικού πλαισίου (κοινοτικού και εθνικού) που διέπει την υλοποίηση των Έργων.
• Την παρακολούθηση της πορείας εφαρμογής του προτεινόμενου Έργου, συνολικά και ανά Δράση, ως προς το χρονοδιάγραμμα, το περιεχόμενο και τους επιδιωκόμενους στόχους, σε σχέση με τα προβλεπόμενα κόστη και μέσα υλοποίησης. Έμφαση θα δοθεί στη διακριτή παρακολούθηση των δράσεων δημοσιότητας.
• Την εφαρμογή του Μηχανισμού Ορθής Υλοποίησης, Πιστοποίησης και Συσχετισμού του Φυσικού και Οικονομικού Αντικειμένου και Διενέργειας Πληρωμών του προτεινόμενου Έργου. Η αποτελεσματική εφαρμογή του Μηχανισμού αυτού προϋποθέτει τη στενή εποπτεία και συμβουλευτική υποστήριξη των εταίρων φορέων για τις διαδικασίες τήρησης των συμβατικών υποχρεώσεων τους έναντι του Προγράμματος (συγκέντρωση των απαραίτητων στοιχείων και παραστατικών, ύπαρξη διακριτών λογιστικών εγγραφών εξόδων Έργου, επιλεξιμότητα, αντιστοίχηση και επιμερισμός δαπανών, κλπ).
• Την ορθή ταξινόμηση και τήρηση όλων των απαραίτητων οικονομικών/ λογιστικών στοιχείων (Βιβλίο Εσόδων - Εξόδων, ΑΚΕΠ και συνοδευτικών παραστατικών δαπανών, κλπ). Σημαντικό ρόλο προς την κατεύθυνση αυτή θα παίξουν οι υποστηρικτικές υπηρεσίες, που θα εφαρμοσθούν στο πλαίσιο του προτεινόμενου Έργου, προς το Διαχειριστή της Α.Σ.
• Τη διαρκή επικοινωνία και συνεργασία με την Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Προγράμματος για την αποτελεσματική και ορθή υλοποίηση του προτεινόμενου Έργου. Ειδική μέριμνα θα ληφθεί για την οργάνωση των διαδικασιών έγκαιρης και έγκυρης υποβολής των στοιχείων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του Έργου, στην απαιτούμενη τους μορφή, σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις της Α.Σ.
• Τη διαρκή επικοινωνία και συνεργασία με τους (εθνικούς και διακρατικούς) εταίρους φορείς και συνεργάτες για ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση των Δράσεων.
• Την παρακολούθηση του επιστημονικού έργου συνολικά που θα παραχθεί σε όλες τις φάσεις ανάπτυξής του, προκειμένου να επιτευχθούν οι προγραμματικοί στόχοι του και να προωθηθεί η ουσιαστική συμβολή των εταίρων φορέων, σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που έχει τεθεί. 
• Τη λειτουργική σύνδεση των θεωρητικών και εμπειρικών προσεγγίσεων υλοποίησης των Δράσεων, και τη διασφάλιση της αλληλουχίας και συμπληρωματικότητάς τους με έμφαση στη μέγιστη δυνατή αξιοποίηση των αποτελεσμάτων τους. 
• Τον προσδιορισμό και προώθηση διαδικασιών που στοχεύουν στην ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων/προϊόντων του Έργου σε εθνικές και ευρωπαϊκές πολιτικές.

 

Αναμενόμενα παραδοτέα/προϊόντα:

Τα αναμενόμενα αποτελέσματα αφορούν στον αποτελεσματικό σχεδιασμό και στην ορθή διοίκηση και διαχείριση του έργου. Τα προϊόντα αφορούν στα εξής:

• Σύσταση Α.Σ.
• Μηχανισμός Ορθής Εκτέλεσης, Πιστοποίησης και Συσχετισμού του Φυσικού και Οικονομικού Αντικειμένου και Διενέργειας Πληρωμών
• έγγραφα που αφορούν στη σύσταση, οργάνωση και λειτουργία της Α.Σ.
• πρακτικά Συνεδριάσεων Δ.Σ της Α.Σ.
• έγγραφα που αφορούν την ένταξη της Πράξης
• Τεχνικό Δελτίο Πράξης και Υποέργου
• Τροποποιήσεις ΤΔΕ/Υ
• Σχέδιο Δράσης
• απόφαση υλοποίησης με ίδια μέσα
• στοιχεία παρακολούθησης του φυσικού αντικειμένου της Πράξης
• εκθέσεις προόδου για το σύνολο της Πράξης
• προϊόντα της Πράξης
• Μηνιαία, Τριμηνιαία Δελτία
• Ενδιάμεσες και τελικές οικονομικές εκθέσεις
• εκθέσεις σχετικά με τις πιστοποιήσεις και τους ελέγχους στο πλαίσιο της Πράξης
• στοιχεία του οικονομικού αντικειμένου της Πράξης, όπως: αντίγραφα των παραστατικών και των δικαιολογητικών των δαπανών των Εταίρων καθώς  και των λογιστικών καταστάσεων που τα συνοδεύουν. Η αρχειοθέτηση των παραστατικών και δικαιολογητικών των δαπανών, θα πρέπει να γίνεται ανά δράση και Εταίρο, ώστε να διευκολύνεται η διαδρομή ελέγχου
• δικαιολογητικά/παραστατικά του κάθε Εταίρου, που αφορούν στη μεταβίβαση της  επιχορήγησης από  την ΑΣ προς τον Εταίρο, για το μέρος της Πράξης που υλοποιεί
• φάκελο αλληλογραφίας της Α.Σ. με τους συμμετέχοντες  στην υλοποίηση της Πράξης Εταίρους, και λοιπά αρμόδια εθνικά ή κοινοτικά όργανα.
• Λοιπά στοιχεία και δεδομένα όπως απαιτεί η πρόσκληση, ο οδηγός εφαρμογής και οι κείμενες διατάξεις

 

Μεθοδολογία υλοποίησης:

Η οργάνωση και η λειτουργία της Α.Σ. ρυθμίζεται από το άρθρο 18 του Ν. 4019/2011 (ΦΕΚ 216/Α) και σχετικές διατάξεις. Όργανα διοίκησης των Α.Σ. εκτός του Διοικητικού Συμβουλίου τους είναι ο Συντονιστής Εταίρος και ο Διαχειριστής. Οι ρόλοι τους καθώς επίσης και του απλού εταίρου στην Α.Σ. περιγράφονται παρακάτω ορίζοντας και τη μεθοδολογία διοίκησης και Διαχείρισης. Το Διοικητικό Συμβούλιο (Δ.Σ.) αποτελεί βασικό όργανο διοίκησης και λειτουργίας της Αναπτυξιακής Σύμπραξης και αποτελείται από ισάριθμα με τους εταίρους μέλη. Κάθε εταίρος έχει ορίσει από ένα τακτικό και ένα αναπληρωματικό μέλος για το Διοικητικό Συμβούλιο, το οποίο κατά τη διάρκεια λειτουργίας της Α.Σ. μπορεί να αντικατασταθεί από τον φορέα τον οποίο εκπροσωπεί. 

 

Το Διοικητικό Συμβούλιο είναι αρμόδιο για τα εξής: 

α) εκλέγει τον Διαχειριστή της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, 

β) εκλέγει έναν εκ των τακτικών μελών του, ως Πρόεδρο του Δ.Σ, που εκπροσωπεί την  Αναπτυξιακή Σύμπραξη ενώπιον κάθε δικαστικής ή διοικητικής αρχής και ενώπιον κάθε τρίτου,

γ) θεσπίζει εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας, ο οποίος περιλαμβάνει μεταξύ άλλων, διατάξεις που ρυθμίζουν τις σχέσεις μεταξύ των Εταίρων που συμμετέχουν στην Αναπτυξιακή Σύμπραξη, διατάξεις που εγγυώνται τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση των διατιθέμενων για την Πράξη κονδυλίων, καθώς και ρυθμίσεις για την ανάκτηση τυχόν αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών, 

δ) αποφασίζει για το μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης των πράξεων της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, καθώς και για τις εσωτερικές διαδικασίες επαλήθευσης των δαπανών αυτής και 

ε) είναι αρμόδιο για κάθε ζήτημα που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του Συντονιστή Εταίρου και του Διαχειριστή.  

Οι αποφάσεις του Δ.Σ. λαμβάνονται με την απόλυτη πλειοψηφία του συνόλου των μελών του, εκτός αν άλλως ορίζεται στο καταστατικό.

 

Ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου εκλέγεται από τα μέλη του και έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες και υποχρεώσεις:

α) εκπροσωπεί την Αναπτυξιακή Σύμπραξη ενώπιον κάθε δικαστικής και διοικητικής Αρχής και ενώπιον κάθε τρίτου,

β) προΐσταται των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου,

γ) ενεργεί σε εκτέλεση και εφαρμογή των αποφάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου και

δ) λογοδοτεί ενώπιον του Διοικητικού Συμβουλίου για τις ενέργειες και παραλήψεις του.

 

Ο Συντονιστής εταίρος:

α) έχει το γενικό συντονισμό των ενεργειών που απαιτούνται για την άρτια εκτέλεση της πράξης έναντι της Ειδικής Υπηρεσίας που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, 

β) φέρει την ευθύνη για την απρόσκοπτη υλοποίηση της πράξης και εισηγείται προς το Δ.Σ. τις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες εφόσον απαιτούνται, 

γ) είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία και τη συνεργασία με την Ειδική Υπηρεσία που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, 

δ) μεριμνά ώστε οι δαπάνες που υποβάλλονται από τους εταίρους να έχουν πραγματοποιηθεί για το σκοπό της υλοποίησης της πράξης και να αντιστοιχούν στις δραστηριότητες που συμφωνήθηκαν μεταξύ τους, 

ε) ενημερώνει τους εταίρους ως προς τα αναγκαία έγγραφα και τις οδηγίες της Ειδικής Υπηρεσίας που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, των αρμόδιων εθνικών οργάνων και των αρμόδιων οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 

στ) προετοιμάζει και υποβάλλει την πρόταση χρηματοδότησης της πράξης, καθώς και όλα τα απαιτούμενα για την εξέλιξη της υλοποίησης και παρακολούθησης της πράξης έγγραφα, 

ζ) καταρτίζει και εισηγείται στο Διοικητικό Συμβούλιο το μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης της πράξης της Αναπτυξιακής Σύμπραξης με σκοπό την εξασφάλιση της ποιότητας υλοποίησης αυτής και του αποτελέσματος, καθώς και τις εσωτερικές διαδικασίες επαλήθευσης των δαπανών, που διασφαλίζουν τη νομιμότητα και κανονικότητά τους, 

η) παρακολουθεί τη λειτουργία των παραπάνω διαδικασιών, 

θ) ορίζει ομάδα Έργου και έναν Υπεύθυνο Πράξης, ο οποίος έχει την ευθύνη για την υλοποίηση της Πράξης συνολικά, 

ι) τηρεί όλα τα διοικητικά και χρηματοοικονομικά στοιχεία της πράξης, της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, τα στοιχεία υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου και τα προϊόντα αυτής, καθώς και τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του επιχειρησιακού προγράμματος και τουλάχιστον μέχρι το έτος 2020, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.  

 

Ο Διαχειριστής της Αναπτυξιακής Σύμπραξης, ως φυσικό πρόσωπο, εκλέγεται από το Δ.Σ. με ομόφωνη απόφαση όλων των μελών, κατόπιν εισηγήσεως του εκπροσώπου του Συντονιστή Εταίρου. Ο Διαχειριστής: 

α) κατανέμει τη χρηματοδότηση της πράξης στον κάθε εταίρο ανάλογα με την εξέλιξη της υλοποίησής της, 

β) παρέχει στοιχεία κίνησης του λογαριασμού στον φορέα που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης και στην Αρχή Πιστοποίησης του ν. 3614/2007, όπως ισχύει, 

γ) καταρτίζει τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών, τα οποία επέχουν θέση υπεύθυνης δήλωσης, 

δ) πιστοποιεί την νομιμότητα και κανονικότητα των δαπανών της πράξης και έχει την ευθύνη του Δημοσίου Υπολόγου κατά τα άρθρα 54 επ. του ν. 2362/1995 (Α΄247), όπως κάθε φορά ισχύει. 

 

Ο Εταίρος:

1. Ως προς την υλοποίηση της Πράξης:

Ο Εταίρος της Αναπτυξιακής Σύμπραξης υποχρεούται:

α) Να τηρεί την Κοινοτική και Εθνική νομοθεσία κατά την εκτέλεση του μέρους της Πράξης που υλοποιεί.

β) Να ενημερώνει έγκαιρα το Συντονιστή Εταίρο και να του παρέχει όλες τις πληροφορίες και τα δεδομένα τα οποία είναι αναγκαία στον δεύτερο για τον συντονισμό και την παρακολούθηση της υλοποίησης της Πράξης.

2.  Ως προς  την τήρηση στοιχείων και δικαιολογητικών:

Ο Εταίρος της Αναπτυξιακής Σύμπραξης υποχρεούται:

α) Να τηρεί και να ενημερώνει φάκελο με όλα τα στοιχεία που αφορούν στην εκτέλεση του μέρους της Πράξης που  υλοποιεί  και όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους  λογιστικούς ελέγχους σε συνήθη μέσα αποθήκευσης δεδομένων με ασφαλή τρόπο και τάξη, για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του Επιχειρησιακού Προγράμματος και τουλάχιστον μέχρι το 2020. Το ανωτέρω διάστημα μπορεί να παρατείνεται είτε στην περίπτωση ενδίκων διαδικασιών είτε κατόπιν δεόντως αιτιολογημένης αίτησης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

3. Ως προς  την χρηματοδότηση της Πράξης:

Ο Εταίρος της Αναπτυξιακής Σύμπραξης υποχρεούται:

α) Να τηρεί σύστημα διαχείρισης και παρακολούθησης του μέρους της Πράξης που έχει αναλάβει 

β) Να αρχειοθετεί τα παραστατικά και δικαιολογητικά των δαπανών

4. Ως προς τις Επαληθεύσεις και τους Ελέγχους:

Ο Εταίρος της Αναπτυξιακής Σύμπραξης υποχρεούται:

α) Να αποδέχεται επιτόπιες επαληθεύσεις από την Ε.Υ.Κ.Ε.Κ.Ο., τη διενέργεια ελέγχων από τα αρμόδια Εθνικά και Ευρωπαϊκά ελεγκτικά όργανα και την διεξαγωγή επιθεωρήσεων από την Αρχή Πιστοποίησης, να διαθέτει όλα τα έγγραφα, δικαιολογητικά ή στοιχεία εκτέλεσης της Πράξης,να μεριμνά για την επιστροφή στον Συντονιστή Εταίρο, τυχόν αχρεωστήτως ή παρανόμως καταβληθέντων ποσών σε σχέση με τη συμμετοχή του στην Πράξη.

5. Ως προς  την  Δημοσιότητα:

Έχει γενικά, όλες τις υποχρεώσεις, ως προς τη δημοσιότητα, όπως περιγράφονται στο κεφάλαιο 10 του οδηγού εφαρμογής.

 

Ο Υπεύθυνος Πράξης (Έργου) έχει την ευθύνη για την υλοποίηση της Πράξης συνολικά.

Η Ομάδα Έργου (Διαχειριστής, Υπεύθυνος Οικονομικού Αντικειμένου, Υπεύθυνος Φυσικού Αντικειμένου) θα παρακολουθεί και θα συντονίζει τον σχεδιασμό και την υλοποίηση όλων των δράσεων του Έργου.

Η Επιστημονική Ομάδα Έργου θα παρακολουθεί την αποτελεσματική και ποιοτική υλοποίηση των δράσεων και των αποτελεσμάτων του Σχεδίου Δράσης.

Οι ανωτέρω εμπλεκόμενοι, Διοικητικό Συμβούλιο Α.Σ., Συντονιστής Εταίρος, Διαχειριστής, υπεύθυνος ομάδων και Πράξης, ακολουθούν σε κάθε περίπτωση την προβλεπόμενη νομοθεσία, κάθε συμπληρωματική οδηγία που έχει προβλεφθεί είτε υπάρξει σε συνεργασία με την Ειδική Υπηρεσία για την Κοινωνική Ένταξη και την Κοινωνική Οικονομία.